【台湾：文書証明】卒業証明書・成績証明書の認証を郵送申請する方法

先日、台北駐日経済文化代表処（東京都港区）にて、郵送で日本の大学の卒業証明書と成績証明書の証明を申請しました。

台湾では日本での学歴を証明するのに、台湾の駐日代表機関にて卒業証明書の認証を受けたものの提出が求められることがあります。

今回台湾に移住して就職活動をするにあたり、学歴・成績証明が必要になるかもしれなかったので、念のため先に認証してもらったものを準備しました。

そこで本記事では、台北駐日経済文化代表処（東京）にて卒業証明書・成績証明書を郵送申請する方法を私の体験を元に紹介します。

郵送申請について

私が今回文書証明を申請した台北駐日経済文化代表処（東京）では、個人名義に限り、一部書類の郵送申請を受け付けています。（2022年４月21日現在）

卒業証明書・成績証明書は公文書に当たり、公文書は発行した機関のある地域を管轄している台湾の駐日代表処でのみ認証が可能です。

参考：領務轄區規定領務轄區規定

私の出身大学は東京都内なので、台北駐日経済文化代表処（東京）で申請をしてきました。

各代表処の管轄地域は以下サイトより確認することができます。

各駐日代表処管轄範囲及び連絡先

準備したもの

参考：郵送申請（個人名義に限る）

①文書証明申請書：１部

文書証明申請書をコピー、記入します。

本人が申請する場合は赤で囲った部分に記入します。

申請理由は正直に「台湾での就職活動で使用するため」としました。

申請年月日には書類一式を発送した日付を書きます。

記入の際普段使っているボールペンで書いたら擦れてしまい、２枚くらい書き直しました。

最終的に家にあったジェットストリームで記入しましたが、擦れず文字もハッキリかけるのでおすすめです。

②パスポートコピー：１部

A4サイズの紙に、顔写真のあるページを見開きでコピーします。

白黒で大丈夫です。

以前他の認証の時にA４用紙の向きを横向きでコピーしたら受け付けてもらえなかったので、必ずタテでコピーを取りましょう。

③レターパック：１部

代表処に認証済みの書類を送り返してもらうための返信用封筒です。

用意するのはレターパックプラス（赤）でもレターパックライト（青）でも、どちらでもよいとのこと。

「ご依頼主様保管用シール」は、特に指示がなかったので、番号だけ控えて剥がさずそのまま同封しました。

台北駐大阪経済文化弁事処の郵送申請では「ご依頼主様保管用シール」は剥がして同封となっています。事務所により対応が異なるので注意が必要です

「お届け先」に自分の

• 住所
• 電話番号
• 氏名

を記入してから同封します。

返信先が書かれていない場合は手続きができない旨がホームページにも明記されているので忘れずに書きましょう！

④認証が必要な書類とそのコピー：それぞれ必要部数分

同一書類を複数部認証してもらう場合でも、コピーはその部数分必要になります。

白黒のコピーで問題ありません。

今回は２種類の書類を４部申請する必要があったので、原本とコピーをセットで１部ずつクリップで留め、雨に濡れないようクリアファイルにまとめました。

認証が必要な書類には「発行機関の印があること」と記載がありますが、大学の証明書発券機で発行される卒業証明書の印（印刷）でも問題なく認証してもらえました。

⑤申請費用：1600円×必要部数分

卒業証明書・成績証明書の認証に必要な費用は１部1600円です。

４部申請した私は1600×４で合計6400円を同封しました。

発送方法

現金を同封しているため、発送は現金書留で行う必要があります。

手順は以下の通りです。

金額は定形外郵便料金＋現金書留料金（435円）でした。
※損害賠償額１万円以上～は5000円ごとに＋10円

認証を受けて返ってきた！

卒業証明書・成績証明書が認証を受けて返ってきました！

所要日数：１週間

【発送】３月31日
【返送】４月７日

公式のホームページにも所要日数は１週間程とありますが、１週間ぴったりで返送されてきました。

Q＆A

居留証を持っている人はコピーが必要？

いりません！

以前他の認証手続きにて、必要書類に入っていなかった居留証コピーの提出を求められたことがありました。念のため台北駐日経済文化代表処に電話で確認しましたが、必要ないとのことでした。

まとめ

台北駐日経済文化代表処（東京）で卒業証明書・成績証明書の認証を受ける方法の紹介でした。

初めての郵送申請でちゃんと処理されるか心配でしたが、以上のやり方で無事に認証を受け取ることができました。

申請方法やフォーマットは各駐日代表処により異なったり、また変更されたりする場合があるので、最新情報は必ず公式ホームページから確認してくださいね。

各駐日代表処管轄範囲及び連絡先